Privacy
Vertrouwen is voor de GV de basis om samen te werken met de contactpersonen van onze leden, de personen die werkzaam zijn binnen onze vereniging in het Bestuur, de Platformen, de Productgroepen en andere interessegroepen alsmede met andere organisaties.
Dit vertrouwen vraagt om openheid van ons hoe wij omgaan met persoonsgegevens die vanuit het oogpunt van het functioneren van de vereniging noodzakelijk zijn.
Het Bestuur heeft over Privacy besluiten genomen en zal deze besluiten jaarlijks evalueren en waar nodig met aanpassingen komen.
Privacystatement Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government.
Aanspreekpunt voor Privacy bij de GV
De ambtelijk secretaris van de vereniging is het centrale aanspreekpunt voor privacy. Het privacybeleid van de VIAG is de verantwoordelijkheid van het bestuur en de ambtelijk secretaris treedt op als de verantwoordelijke namens de organisatie.
De ambtelijk secretaris heeft de rol van "Functionaris Gegevensbescherming (FG)".
Welke persoonsgegevens gebruikt de GV en waarvoor
Wij gebruiken persoonsgegevens van de contactpersonen van onze leden (en anderen) om
- een ledenadministratie bij te houden en contibutie te kunnen innen
- de organen binnen de vereniging te laten fuctioneren (uitnodigingen en verslagen van overleggen)
- om u te kunnen uitnodigen voor evenementen of u opmerkzaam te maken op belangrijke gebeurtenissen.
- om een aantal nieuwsbrieven aan u te kunnen sturen.
Wat doen wij met uw persoonsgegevens?
Wij delen uw persoonsgegevens niet met andere partijen.
Met onze Verwerkers heeft de GV een Verwerkersovereenkomst gesloten
De persoonsgegevens zullen nooit langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
U kunt ten alle tijde verzoeken om inzage in uw gegevens.
Ook heeft u recht op dataportabiliteit, vergetelheid en correctie (zie website Autotiteit Persoonsgegevens)
Datalekken
Als er een datalek is met betrekking tot de gegevens die onder beheer van de GV worden verwerkt neemt u zo snel mogelijk contact op met het secretariaat van de vereniging.
Privacybeleid Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government.
Binnen de GV wordt gewerkt met persoonsgegevens van contactpersonen van de leden, van personen die werkzaam zijn binnen de vereniging en belangstellenden. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor de ledenadministratie en de informatievoorziening van de contactpersonen van de leden door middel van nieuwsbrieven. De leden moeten erop kunnen vertrouwen dat de vereniging zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. De vereniging is zich bewust van de noodzaak van een goede beveiliging van de persoonsgegeven en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.
Het bestuur speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.
De GV geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de vereniging. Dit privacybeleid van de GV is in lijn met het algemene beleid van de vereniging en de relevante wet- en regelgeving.
Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens
De vereniging is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de relevante wettelijke kaders:
Uitgangspunten
De vereniging gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De vereniging houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, professionaliteit
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Grondslag en doelbinding
De vereniging zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Dataminimalisatie
De vereniging verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De vereniging streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de verenigingstaken goed uit te kunnen voeren of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De vereniging gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de vereniging voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de vereniging afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De vereniging controleert deze afspraken jaarlijks.
Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen zoveel mogelijk beperkt.
Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.
Rechten van betrokkenen
De vereniging honoreert alle rechten van betrokkenen.
Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het bestuur. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via de website of via een specifieke nieuwsbrief.
Aldus vastgesteld door het bestuur van de GV op 24 mei 2018,
Jos Heijmans, voorzitter
Bert Bannink, secretaris